Betriebsprüfung der Rentenversicherung (DRV): Leitfaden für Unternehmen

Alle vier Jahre steht sie an, und für Unternehmen mit Solo-Selbstständigen im Einsatz ist sie der Moment, in dem sich die Statusfrage nicht mehr vertagen lässt: die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Was geprüft wird, warum Fremdpersonal im Fokus steht, was mit KIRA ab 2026 anders wird und wie sich Unternehmen vorbereiten: Das behandelt dieser Leitfaden, als Vertiefung zum Leitfaden Scheinselbstständigkeit, der die zugrunde liegende Rechtslage ausführlich darstellt.

Was die DRV-Betriebsprüfung ist und wen sie trifft

Die Rechtsgrundlage ist § 28p SGB IV: Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern mindestens alle vier Jahre, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen. Die Prüfung ist Routine, keine anlassbezogene Ermittlung, und sie erreicht jeden Arbeitgeber, unabhängig von Größe und Branche.

Das Wort „mindestens“ verdient dabei Beachtung: Vier Jahre sind der gesetzliche Maximalabstand, kein Anspruch auf Ruhe dazwischen. Und die Vier-Jahres-Logik korrespondiert mit einer zweiten Frist, die in Kapitel 3 wichtig wird: Auch die reguläre Verjährung von Beitragsansprüchen beträgt vier Jahre. Der Prüfturnus ist so getaktet, dass eine turnusmäßige Prüfung grundsätzlich den gesamten unverjährten Zeitraum erfassen kann.

Die Ergebnisse der Prüfung sind verbindlich: Die Träger der Rentenversicherung erlassen im Rahmen der Prüfung Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung, einschließlich der Widerspruchsbescheide. Was die Prüfung feststellt, ergeht damit als anfechtbarer Bescheid mit unmittelbaren Zahlungsfolgen, nicht als unverbindlicher Hinweis.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Die Betriebsprüfung kommt planmäßig, nicht überraschend. Die richtige Frage ist deshalb nicht, ob Ihre Fremdpersonal-Konstellationen geprüft werden, sondern in welchem Zustand die Prüfung sie vorfindet.

Prüfungsschwerpunkt Fremdpersonal: Warum Ihre Freelancer-Verträge im Fokus stehen

Verträge mit externen Mitarbeitern und Fremdkräften sind ein wesentlicher Schwerpunkt der DRV-Betriebsprüfungen. Das hat einen einfachen Grund: Genau dort liegt die Statusfrage. Ein als selbstständig behandeltes Vertragsverhältnis, das tatsächlich eine abhängige Beschäftigung im Sinne des § 7 Abs. 1 SGB IV ist, bedeutet nicht abgeführte Gesamtsozialversicherungsbeiträge, und deren ordnungsgemäße Abführung ist der Kern dessen, was § 28p SGB IV prüfen lässt.

Bewertet wird dabei nicht, was im Vertrag steht, sondern wie gearbeitet wurde: Maßgeblich ist das Gesamtbild der tatsächlichen Verhältnisse, mit den Kernkriterien Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die Betriebsorganisation und fehlendes Unternehmerrisiko. Diese Linie hat das Bundessozialgericht zuletzt 2022 im Musikschullehrer-II-Urteil bekräftigt. Ein sauber formulierter Dienst- oder Werkvertrag schützt deshalb nicht, wenn der Projektalltag ihm widerspricht; die ausführliche Darstellung der Kriterien finden Sie im Leitfaden, Kapitel 2.

Für die Prüfungssituation ergibt sich daraus eine praktische Konsequenz: Die relevanten Belege sind nicht nur die Verträge und Rechnungen, sondern alles, was die tatsächliche Durchführung zeigt, und vor allem die interne Statusbewertung des Unternehmens samt Dokumentation. Eine Prüfung, in der das Unternehmen seine eigene Bewertung der Konstellation strukturiert darlegen kann, verläuft anders als eine, in der die Statusfrage erkennbar nie gestellt wurde.

Dabei trifft die Prüfung Konstellationen oft in einem anderen Zustand, als sie begonnen haben. Ein typisches Verlaufsmuster: Ein Engagement startet als abgegrenztes Werkprojekt, läuft gut, wird verlängert; nach zwei Jahren nimmt die externe Kraft an den Regelterminen teil, arbeitet in den internen Systemen und vertritt Kollegen. Der Vertrag ist derselbe geblieben, das Gesamtbild nicht. Die Prüfung bewertet den Zeitraum rückwirkend, also auch die Jahre, in denen sich die Zusammenarbeit bereits verschoben hatte, ohne dass es jemand zum Anlass für eine Neubewertung nahm.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Rechnen Sie damit, dass Ihre Engagements von Solo-Selbstständigen aufgerufen werden, und halten Sie je Engagement Vertrag, Rechnungen und die dokumentierte Statusbewertung griffbereit. Die ersten beiden entstehen im Geschäftsgang von selbst; die dritte existiert nur, wenn jemand sie angefertigt hat.

Was bei einer Umqualifizierung auf dem Spiel steht

Stuft die Prüfung ein Freelancer-Verhältnis als Beschäftigung ein, schuldet das Unternehmen rückwirkend den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, also Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zusammen. Die reguläre Verjährungsfrist beträgt vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Beiträge fällig wurden; für vorsätzlich vorenthaltene Beiträge verlängert sie sich auf 30 Jahre (§ 25 Abs. 1 SGB IV). Vom Beschäftigten zurückholen lässt sich kaum etwas: Der Lohnrückgriff ist auf die letzten drei Monate begrenzt (§ 28g SGB IV).

Zur Veranschaulichung der Größenordnung, gerechnet nur mit den gesetzlichen Fristen: Bei einem seit Anfang 2020 laufenden Engagement, das eine Prüfung im Jahr 2026 umqualifiziert, erfasst die Nachforderung ohne Vorsatz die Jahre ab 2022; mit Vorsatz das gesamte Engagement. Die Vorsatzfrage entscheidet damit nicht über ein Detail, sondern über die Größenordnung der Forderung, und das Bundessozialgericht lässt für die 30-Jahre-Frist bereits bedingten Vorsatz genügen.

Hinzu kommt ein Multiplikator, den Einzelfall-Betrachtungen übersehen: Die Prüfung bewertet jede Konstellation einzeln, aber Unternehmen setzen Externe häufig nach demselben Muster ein, mit derselben Vertragsvorlage, derselben Einbindung in Teams und Systeme, derselben Steuerungslogik. Kippt das Muster, kippen alle danach gestalteten Verhältnisse zugleich. Aus einer Statusfrage werden dann nicht eine, sondern fünf oder fünfzehn parallele Nachforderungen, jede mit eigener Verjährungsrechnung.

Parallel zur Beitragsebene steht die strafrechtliche: § 266a StGB bedroht das Vorenthalten von Arbeitnehmerbeiträgen mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe. Bei einer GmbH wird die Strafbarkeit über § 14 StGB den Geschäftsführern persönlich zugerechnet, auch faktischen Geschäftsführern ohne Handelsregister-Eintragung. Strafbar ist allerdings nur Vorsatz, und nach der BGH-Rechtsprechung seit 2019 schließt ein Irrtum über die eigene Arbeitgebereigenschaft den Vorsatz aus. Wichtig dabei: Der beitragsrechtliche Vorsatzbegriff des § 25 SGB IV ist eigenständig und nicht automatisch deckungsgleich mit der strafrechtlichen Bewertung; beide Ebenen gehören getrennt geprüft. Die vollständige Darstellung beider Ebenen samt Vorsatz-Rechtsprechung finden Sie im Leitfaden, Kapitel 3.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Die Betriebsprüfung ist der Ort, an dem aus einer unbeantworteten Statusfrage eine bezifferte Forderung wird. Wie hoch sie ausfällt, hängt wesentlich davon ab, ob das Unternehmen den Umgang mit der Frage belegen kann.

KIRA: Wie die DRV ab 2026 ihre Prüffälle auswählt

Die größte Veränderung der Prüfpraxis liegt nicht im Prüfungsinhalt, sondern in der Fallauswahl. Mit KIRA („Künstliche Intelligenz für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen“) hat die DRV Bund ein vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördertes Leuchtturmprojekt entwickelt. Seit Januar 2025 läuft die Pilot- und Testphase; der endgültige Einsatz ist für 2026 geplant (Stand Juni 2026).

Die Funktionsweise: KIRA scannt alle digital verfügbaren Unternehmensdaten, erkennt Muster und identifiziert Anomalien, etwa ungewöhnlich hohe oder niedrige Beiträge oder fehlende Nachweise. Auffälligkeiten werden in den Prüfunterlagen markiert, Fälle priorisiert und mit einem Kritikalitäts-Score von 1 bis 10 versehen. Die primären Zielbereiche sind Scheinselbstständigkeit und verdeckte Arbeitnehmerüberlassung, also genau die Konstellationen, die bei klassischen Prüfungen aus Kapazitätsgründen oft übersehen wurden.

Eine Klarstellung, weil hier leicht etwas verwischt: Seit Januar 2025 läuft die Testphase, nicht der flächendeckende Einsatz. Die Aussage „KIRA prüft seit 2025 alle Arbeitgeber“ wäre falsch; richtig ist der geplante Rollout 2026.

Für die Risikobewertung bedeutet das eine Verschiebung, die viele Unternehmen noch nicht eingepreist haben. Bisher hing die Entdeckungswahrscheinlichkeit grenzwertiger Konstellationen auch davon ab, ob ein Prüfer mit begrenzter Zeit die richtigen Unterlagen aufschlug. Eine KI-gestützte Vorauswahl kennt diese Kapazitätsgrenze nicht: Konstellationen, die jahrelang unauffällig blieben, können systematisch sichtbar werden, rückwirkend für die gesamten ungeprüften Zeiträume innerhalb der Verjährungsfristen. Das eigene Datenbild gegenüber der Rentenversicherung wird damit zum Risikofaktor eigenen Rechts: Auffällige Beiträge und fehlende Nachweise sind genau die Signale, auf die das System trainiert ist.

Beachtenswert ist auch der zweite Zielbereich, die verdeckte Arbeitnehmerüberlassung. Wer Externe über Dienstleister oder Projektgesellschaften bezieht, sollte seine Konstellationen auf beide Risiken hin ansehen, nicht nur auf die Statusfrage des Einzelnen.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Kalkulieren Sie nicht mehr mit der Lückenhaftigkeit klassischer Stichproben. Wenn KIRA wie geplant 2026 in den Einsatz geht, entscheidet über Ihr Prüfungsrisiko Ihr Datenbild, und das sollten Sie kennen, bevor es die Rentenversicherung tut.

Vorbereitung: Das eigene Datenbild kennen, bevor die Prüfung kommt

Aus dem Prüfturnus, dem Fremdpersonal-Fokus und der risikoorientierten Fallauswahl ergibt sich ein klares Vorbereitungsprogramm. Es beginnt nicht beim Aktenordner, sondern bei der Übersicht.

Erstens: Bestandsaufnahme. Verschaffen Sie sich den Überblick, den die Prüfung haben wird: Wie viele Solo-Selbstständige sind im Einsatz, seit wann, in welchen Funktionen, mit welchem Vertragsbild? Ein aktuelles internes Register des Fremdpersonal-Einsatzes ist die Grundlage jeder weiteren Maßnahme.

Zweitens: Statusbewertung dokumentieren. Jedes Engagement gehört anhand der Kriterien Weisungsgebundenheit, Eingliederung und Unternehmerrisiko bewertet, gemessen am tatsächlichen Projektalltag, nicht am Vertragstext. Das Ergebnis gehört schriftlich festgehalten. Diese Dokumentation ist zugleich das stärkste Argument in der Vorsatzfrage, auf der beitragsrechtlichen wie auf der strafrechtlichen Ebene.

Drittens: Unterlagen prüfungsfest halten. Verträge, Rechnungen, Statusbewertungen und deren Aktualisierungen sollten je Engagement zusammenführbar sein. Fehlende Nachweise sind eines der Anomalie-Signale, auf die KIRA trainiert ist.

Viertens: Grenzfälle vorab klären. Für erkennbar grenzwertige oder strategisch wichtige Engagements bietet das Statusfeststellungsverfahren die verbindliche Klärung (dazu der nächste Abschnitt). Ein erkannter Zweifelsfall, der unbearbeitet liegen bleibt, ist die schlechteste aller Optionen: Ab dem Moment, in dem die Frage intern erkannt ist, arbeitet die Zeit gegen das Unternehmen.

Zur Einordnung des Aufwands ein hypothetisches Szenario: Ein Mittelständler mit zwölf laufenden Freelancer-Engagements braucht für Register und Erstbewertung überschaubare interne Kapazität, verteilt auf HR, Einkauf und die steuernden Fachbereiche. Dieselbe Arbeit unter Zeitdruck zu leisten, wenn die Prüfungsankündigung vorliegt und parallel das Tagesgeschäft läuft, ist ungleich teurer, und sie wirkt dann nicht mehr als Beleg gelebter Sorgfalt, sondern als Reaktion.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Vorbereitung auf die Betriebsprüfung ist kein Projekt für die Wochen vor dem Termin, sondern ein laufender Zustand: Register aktuell, Bewertungen dokumentiert, Unterlagen zusammenführbar. Wer das hat, kann einer Prüfung mit einem strukturierten Narrativ begegnen statt mit Aktensuche.

Nach der Prüfung: Bescheid, Widerspruch, Konsequenzen

Die Feststellungen der Prüfung ergehen als Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe, einschließlich der Widerspruchsbescheide (§ 28p Abs. 1 S. 5 SGB IV). Gegen die Feststellungen steht damit der Rechtsweg offen; die Auseinandersetzung über eine Umqualifizierung endet nicht zwangsläufig mit dem Prüfbescheid.

Unabhängig vom Rechtsweg stellt eine festgestellte Umqualifizierung die Organisationsfrage: Was passiert mit dem laufenden Engagement und mit gleichartigen Konstellationen im Bestand? Die Optionen reichen von der Umgestaltung der Zusammenarbeit über die Überführung in eine Anstellung bis zur verbindlichen Statusklärung für vergleichbare Fälle. Wer nach demselben Muster mehrere Externe einsetzt, sollte die Prüfungsfeststellung als Hinweis auf das Muster lesen, nicht als Einzelfall.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Ein Prüfbescheid ist anfechtbar, aber er ist auch ein Befund über Ihre Vertragspraxis. Die juristische Verteidigung des Einzelfalls und die organisatorische Korrektur des Musters sind zwei verschiedene Aufgaben, und beide brauchen einen Verantwortlichen.

Betriebsprüfung und Statusfeststellungsverfahren: retrospektiv vs. proaktiv

Die Betriebsprüfung bewertet die Vergangenheit; das Statusfeststellungsverfahren klärt die Gegenwart. Auf Antrag stellt die Clearingstelle der DRV Bund nach § 7a SGB IV verbindlich fest, ob eine Tätigkeit als Beschäftigung oder als selbstständige Tätigkeit ausgeübt wird; seit der Reform zum 1. April 2022 entscheidet sie dabei nur noch über den Erwerbsstatus, nicht mehr über die Versicherungspflicht in einzelnen Zweigen.

Im Verhältnis zur Betriebsprüfung hat das Verfahren zwei Funktionen. Erstens nimmt es geklärten Konstellationen das Überraschungspotenzial: Was verbindlich festgestellt ist, ist in der Prüfung keine offene Statusfrage mehr. Zweitens dokumentiert es den Umgang des Unternehmens mit Zweifelsfällen, und nach allem, was zur Vorsatzfrage gesagt ist, wiegt dieser Beleg schwer. Wann sich das Verfahren lohnt und wie es strategisch eingesetzt wird, behandelt der Leitfaden, Kapitel 4.

Bemerkenswert bleibt, wie zurückhaltend die DRV selbst das Thema kommuniziert: Die offizielle Informationsseite zum Statusfeststellungsverfahren vermeidet den Begriff Scheinselbstständigkeit vollständig. Wer sich allein auf die amtlichen Informationen verlässt, sieht nur einen Ausschnitt der Risikolage.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Nutzen Sie beide Instrumente in der richtigen Reihenfolge: das Statusfeststellungsverfahren für die proaktive Klärung erkannter Grenzfälle, die Betriebsprüfungs-Vorbereitung für den Bestand. Wer nur auf die Prüfung wartet, überlässt der Gegenseite den Zeitpunkt.

Ausblick: Was sich 2027/2028 ändern könnte und was heute gilt

Zwei Reformvorhaben betreffen das Umfeld der Betriebsprüfung, keines davon ist geltendes Recht (Stand Juni 2026). Der Koalitionsvertrag vom 5. Mai 2025 kündigt eine Reform des Statusfeststellungsverfahrens an, schneller, rechtssicherer und transparenter, mit einer Genehmigungsfiktion bei Fristablauf; das Inkrafttreten wird für 2027 erwartet. Ein darüber hinausgehendes Vorhaben ist bisher nur als geleakter BMAS-Referentenentwurf bekannt (März/April 2026, via Süddeutsche Zeitung) und kann sich im Verfahren noch erheblich ändern: eine optionale dritte Kategorie zwischen Beschäftigung und Selbstständigkeit, verbunden mit einem Beitragseinbehalt durch Auftraggeber von 16,74 Prozent, geplant zum 1. Januar 2028.

Für die Betriebsprüfung gilt: Keines der Vorhaben ändert die heutige Prüfungs- und Risikolage. Der Prüfturnus läuft, der Fremdpersonal-Fokus besteht, und der KIRA-Rollout ist unabhängig von beiden Reformen geplant. Die Reformen sind Planungsgrößen für die Vertragsgestaltung ab 2027/2028, keine Entwarnung für den Bestand. Die ausführliche Einordnung beider Vorhaben finden Sie im Leitfaden, Kapitel 6.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Beobachten Sie die Gesetzgebung mit benannter Zuständigkeit, aber richten Sie Ihre Compliance am geltenden Recht aus. Eine Prüfung im Jahr 2026 bewertet Ihre Konstellationen nach heutigem Maßstab, rückwirkend für die unverjährten Jahre.