Scheinselbstständigkeit: Diese Kriterien prüft die DRV

Weisungsgebundenheit, Eingliederung, Unternehmerrisiko: Auf diese drei Begriffe läuft am Ende jede Statusprüfung zu, ob in der DRV-Betriebsprüfung, im Statusfeststellungsverfahren oder vor dem Sozialgericht. Wer Freelancer beauftragt, sollte die drei Kriterien deshalb mehr als dem Namen nach kennen. Wie sie gefüllt werden, wie die Rechtsprechung sie gewichtet und wie sie in den Verfahren der Rentenversicherung zur Anwendung kommen: darum geht es hier. Was Scheinselbstständigkeit rechtlich ist, erklärt der Grundlagen-Artikel zur Definition; für die operative Prüfung des eigenen Bestands gibt es die Checkliste zur Selbstprüfung.

Der Maßstab: § 7 Abs. 1 SGB IV und die tatsächlichen Verhältnisse

Ausgangspunkt der Prüfung ist § 7 Abs. 1 SGB IV. Scheinselbstständig ist, wer formal als Selbstständiger auftritt, nach den tatsächlichen Verhältnissen aber abhängig beschäftigt ist. Entscheidend ist die tatsächliche Durchführung der Zusammenarbeit, nicht der Vertrag; die Kernkriterien der Prüfung sind Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die Betriebsorganisation und fehlendes Unternehmerrisiko.

Diese Blickrichtung hat eine unbequeme Konsequenz: Der Status wird nicht vereinbart, er wird gelebt. Ein sorgfältig formulierter Freelancer-Vertrag setzt den Rahmen, aber wenn der Projektalltag anders aussieht als der Vertragstext, zählt der Projektalltag. Das Bundessozialgericht hat diese Linie zuletzt 2024 bekräftigt: Auch eine ausdrücklich vertraglich vereinbarte Selbstständigkeit begründet keine pauschale Vermutung, die Beurteilung bleibt Einzelfallsache.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Die Kriterien richten sich an die gelebte Zusammenarbeit. Wer die eigene Rechtssicherheit am Vertragsordner festmacht, prüft die falsche Ebene; bewerten muss, wer den Projektalltag kennt.

Kriterium 1: Weisungsgebundenheit

Das erste Kriterium fragt, wer die Arbeit steuert. Nach § 7 Abs. 1 SGB IV ist die Weisungsgebundenheit ein Anhaltspunkt für eine Beschäftigung. In der Prüfpraxis lässt sich das Kriterium in vier Dimensionen auffächern: Wer bestimmt, was konkret bearbeitet wird, wann gearbeitet wird, wo gearbeitet wird und wie, also mit welchen Methoden und in welcher Reihenfolge?

Ein Selbstständiger schuldet eine abgegrenzte Leistung, beim Werkvertrag ein konkretes Ergebnis, und organisiert deren Erbringung im Wesentlichen selbst. Je dichter die Vorgaben des Auftraggebers in diese vier Dimensionen hineinreichen, desto stärker verschiebt sich das Bild in Richtung Beschäftigung: die laufende Aufgabenzuteilung durch eine Führungskraft statt eines abgegrenzten Auftrags, erwartete Kernzeiten und Verfügbarkeiten, vorgegebene Präsenz ohne sachlichen Grund, fachliche Einzelanweisungen statt Zielvorgaben.

Die Trennlinie, die in der Praxis am meisten Unsicherheit erzeugt: Projektübliche Koordination ist kein Weisungsrecht. Vereinbarte Meilensteine, Abnahmetermine und Qualitätsanforderungen gehören zu jeder professionellen Beauftragung. Kritisch wird es dort, wo die Steuerung von der Ergebnisebene auf die Ausführungsebene wechselt, wo also nicht mehr das Werk gesteuert wird, sondern die Person.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Die Weisungsfrage entscheidet sich in den Fachbereichen, nicht im Einkauf. Ob eine Führungskraft dem Externen Aufgaben zuweist wie einem Teammitglied, steht in keinem Vertrag und in keinem Bestellformular.

Kriterium 2: Eingliederung in die Betriebsorganisation

Das zweite Kriterium fragt, wie tief die externe Kraft in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingebunden ist. Es ist das Kriterium mit dem größten Bedeutungszuwachs: Im Herrenberg-Urteil vom 28. Juni 2022 (B 12 R 3/20 R) stellte das Bundessozialgericht für die Statusbeurteilung entscheidend auf die Eingliederung in die Organisation ab. Der Fall betraf eine Musikschullehrerin, die seit Jahren auf Honorarbasis für die Musikschule der Stadt Herrenberg unterrichtete; das Gericht bestätigte eine abhängige Beschäftigung.

Eingliederung zeigt sich in Merkmalen, die für sich genommen harmlos wirken: die Nutzung interner Systeme und Zugänge wie eine angestellte Fachkraft, feste Präsenz in Regelterminen und Teamroutinen, Vertretungsregelungen mit angestellten Mitarbeitern, die Übernahme von Daueraufgaben des laufenden Betriebs statt eines abgegrenzten Projekts. Das Tückische an diesem Kriterium: Eingliederung entsteht schleichend und aus betrieblich guten Gründen. Zugänge beschleunigen die Arbeit, Regeltermine verbessern die Abstimmung, und nach zwei Vertragsverlängerungen unterscheidet sich der Alltag des Externen kaum noch von dem der Kollegen.

Zugleich gilt auch hier keine Automatik. Das Bundessozialgericht betont die Gesamtbild-Abwägung und lehnt berufsgruppenspezifische Status-Vermutungen ab; die Beurteilung ist stets Einzelfallsache. Mit Urteil vom 5. November 2024 (B 12 BA 3/23 R) hat das Bundessozialgericht diese Linie für Lehrkräfte und Dozenten fortgeschrieben: Die Versicherungspflicht ist immer einzelfallabhängig, eine pauschale Selbstständigkeits-Vermutung gibt es nicht.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Eingliederung ist das Kriterium, das bei langlaufenden Engagements fast zwangsläufig wächst. Sie gehört deshalb nicht nur beim Onboarding bewertet, sondern bei jeder Verlängerung neu.

Kriterium 3: Unternehmerrisiko

Das dritte Kriterium wechselt die Perspektive: Es fragt nicht, wie der Auftraggeber die Zusammenarbeit steuert, sondern ob die externe Kraft wirtschaftlich auf eigene Rechnung handelt. Fehlendes Unternehmerrisiko spricht für eine abhängige Beschäftigung.

Unternehmerrisiko bedeutet: eigener Einsatz von Kapital oder Betriebsmitteln mit ungewissem Erfolg, eigene Preisgestaltung, die Chance auf Gewinn und das Risiko des Verlusts. Wer eigene Hardware, Lizenzen und Räume einsetzt, seine Preise kalkuliert, das Risiko von Nachbesserung und Gewährleistung trägt, mehrere Auftraggeber bedient und werblich am Markt auftritt, handelt unternehmerisch. Wer dagegen dauerhaft gegen eine feste, nach Stunden bemessene Vergütung arbeitet, ohne eigene Betriebsmittel und ohne die reale Möglichkeit, durch eigene Entscheidungen mehr oder weniger zu verdienen, trägt kein relevantes Wagnis, sein Einkommen gleicht strukturell einem Gehalt.

Wichtig ist die Blickrichtung auf das konkrete Engagement: Es kommt nicht darauf an, ob die Person insgesamt als Unternehmerin auftritt, sondern ob die Tätigkeit für Ihr Haus unternehmerische Spielräume lässt und reale Risiken zuweist. Formale Merkmale wie eine Gewerbeanmeldung oder die Rechnungsstellung ändern an der Bewertung nichts, sie gehören zum formalen Auftreten als Selbstständiger, das § 7 Abs. 1 SGB IV gerade nicht genügen lässt.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Das Unternehmerrisiko können Sie als Auftraggeber aktiv mitgestalten, etwa durch ergebnisorientierte Vergütungsmodelle statt reiner Zeitabrechnung. Es ist das Kriterium, bei dem Vertragsgestaltung und gelebte Praxis am ehesten deckungsgleich zu halten sind.

Die Gesamtbild-Abwägung: Wie die Kriterien zusammenwirken

Kein Kriterium entscheidet allein. Die Statusbeurteilung folgt dem Gesamtbild der tatsächlichen Verhältnisse: Bewertet wird, welche Umstände das Gesamtbild der Arbeitsleistung prägen und welche Merkmale überwiegen. Das ist keine Zählübung, bei der fünf grüne Häkchen zwei rote überstimmen, sondern eine Gewichtung: Ein stark ausgeprägtes Merkmal kann mehrere schwache aufwiegen.

Für Auftraggeber hat diese Abwägungslogik zwei praktische Konsequenzen. Erstens gibt es keinen einzelnen Befreiungsschlag: kein Merkmal, dessen Vorliegen die Selbstständigkeit garantiert, und keine Vertragsklausel, die das Gesamtbild ersetzt. Zweitens gibt es umgekehrt auch kein einzelnes K.-o.-Merkmal: Ein kritisches Merkmal, etwa die Arbeit in den Räumen des Auftraggebers, weil die Aufgabe es erfordert, macht ein Engagement nicht automatisch zur Beschäftigung. Beides zusammen erklärt, warum die Statusfrage so schwer kalkulierbar ist und warum sich die Bewertung nicht an Berufsbildern festmachen lässt: Derselbe IT-Berater kann in einem Projekt selbstständig arbeiten und im nächsten eingegliedert sein.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Dokumentieren Sie bei kritischen Engagements das Gesamtbild, also auch die Umstände, die für Selbstständigkeit sprechen. In einer späteren Prüfung zählt, was sich belegen lässt.

Die Kriterien in der Prüfpraxis: Betriebsprüfung und KIRA

Angewendet werden die Kriterien vor allem in zwei Verfahren. Das erste ist die turnusmäßige Betriebsprüfung: Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei Arbeitgebern mindestens alle vier Jahre, ob die Pflichten rund um den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ordnungsgemäß erfüllt sind (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Verträge mit externen Mitarbeitern sind dabei ein wesentlicher Prüfschwerpunkt. Wie diese Prüfung abläuft und wie Sie sich vorbereiten, beschreibt der Leitfaden zur DRV-Betriebsprüfung.

Die Kapazitätslage der Prüfdienste erklärt, warum die DRV auf Priorisierung setzt: Nach eigenen Angaben müssen jährlich etwa 400.000 Betriebsprüfungen von nur rund 1.700 Mitarbeitenden bearbeitet werden. Hier setzt KIRA an, das KI-System der DRV Bund für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen: Es scannt digital verfügbare Unternehmensdaten, erkennt Anomalien, priorisiert Fälle über einen Kritikalitäts-Score von 1 bis 10 und zielt dabei primär auf Scheinselbstständigkeit und verdeckte Arbeitnehmerüberlassung. Seit Januar 2025 läuft die Testphase, der endgültige Einsatz ist nach DRV-Angaben (Stand Juli 2025) für 2026 geplant; die Entscheidungen bleiben in menschlicher Hand, die Prüfenden entscheiden eigenständig, ob sie den Hinweisen folgen. An den Kriterien ändert KIRA nichts, an der Entdeckungswahrscheinlichkeit voraussichtlich viel. Details im Artikel KIRA: Wie die Rentenversicherung mit KI prüft.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Die Wahrscheinlichkeit, dass kritische Konstellationen im Fremdpersonalbereich unentdeckt bleiben, sinkt. Die Vorauswahl, welche Fälle sich ein Prüfer genauer ansieht, trifft künftig ein Algorithmus mit.

Verbindliche Klärung: das Statusfeststellungsverfahren

Interne Bewertungen anhand der Kriterien liefern eine Risikoeinschätzung, keine bindende Entscheidung. Verbindlich klärt den Status nur die Clearingstelle der DRV Bund im Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV: Sie entscheidet nach Gesamtwürdigung aller Umstände über den Erwerbsstatus, und andere Versicherungsträger sind an diese Entscheidung gebunden. Auch hier arbeitet die Clearingstelle mit denselben Kriterien, die dieser Artikel beschreibt: Sie prüft Weisungsgebundenheit, Eingliederung und Unternehmerrisiko im Gesamtbild.

Zur Verfahrensdauer gibt es inzwischen eine amtliche Zahl: Laut Antwort der Bundesregierung betrug die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines optionalen Statusfeststellungsverfahrens im Jahr 2024 82 Tage. Ablauf, Fristen und strategische Überlegungen für Arbeitgeber behandelt der Artikel zum Statusfeststellungsverfahren.

Warum die Kriterien-Frage wirtschaftlich zählt, zeigt der Blick auf die Rechtsfolgen: Stellt die Prüfung eine Beschäftigung fest, schuldet der Auftraggeber rückwirkend den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, also Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil, für bis zu vier Jahre, bei Vorsatz bis zu 30 Jahre (§ 25 Abs. 1 SGB IV); der Rückgriff beim Beschäftigten ist auf drei Monate begrenzt (§ 28g SGB IV). Die Details samt Rechenbeispielen liefert der Artikel zu den Nachzahlungen bei Scheinselbstständigkeit.

Was heißt das für Ihr Unternehmen: Die drei Kriterien sind kein juristisches Glasperlenspiel, sondern die Messlatte, an der im Ernstfall rückwirkende Beitragsforderungen über Jahre hängen. Wer sie systematisch auf den eigenen Bestand anwendet, etwa mit der Checkliste zur Selbstprüfung, verwandelt ein diffuses Risiko in eine steuerbare Compliance-Aufgabe. Den Gesamtzusammenhang stellt der Leitfaden Scheinselbstständigkeit her.